GoodNotes让您为文件创建可共享的URL,其他人可以使用这些URL与您一起访问和编辑文件。
无需来回发送副本、合并不同版本、确保每个人有最新信息或导出大型文档,您现在只需生成一个链接,并按您的意愿共享它。
使用条件:
- 分享和接受共享的GoodNotes文件需要GoodNotes 5.5或更高版本。接受共享文件目前需要使用iPhone、iPad或有MacOS Big Sur或更高版本的Mac。
- "使用iCloud "需要在GoodNotes iCloud设置中启用。新修改的内容在协作者之间以近乎实时的方式同步,并通过iCloud作为备用。
分享协作文件
您可以通过启用"链接共享"与其他用户共享一个文件。
一个共享的文件目前是公开的,任何拥有该链接的人都可以在他们的GoodNotes应用中访问该文件进行编辑。您可以在任何时候禁用"链接共享",这将撤销对该文件的访问权。我们建议只与信任的人分享链接。
启用链接共享
要启用"链接共享",请按照下列步骤进行。
- 打开您想分享的GoodNotes文件。
- 点按导航栏中的“分享”图标 > 启用 "分享链接给协作者"。
- 点按发送链接来分享它。
接受并打开共享文件
当别人向您发送一个共享文件的链接时,从iOS或iPadOS设备上打开该链接,就可以在你的GoodNotes应用中直接打开该文档。所有共享的文件(你共享的或其他人与你共享的)将出现在文稿库的 "共享 "标签中。
提示:你可以在 "共享 "标签中应用筛选,以获得更集中的视图。
禁用和管理访问权
如果您是共享文件的所有者,您可以在任何时候禁用”链接共享“,这将撤销所有已经接受共享的协作者的访问权,并且该文件将不再可以通过URL访问。要禁用“链接共享”,请按照以下步骤进行。
- 在文稿库中的 "共享 "标签中,点按文件旁边的向下箭头(V),然后点按“停止共享”。
- 点按“好”来确认。
您可以在任何时候重新启用“链接共享”,该文件将再次通过相同的URL访问。之前接受共享文件的用户可以通过共享的URL再次访问它,但需要重新下载文件。
使用共享文件
默认情况下,可以通过“共享”标签访问文稿库中的共享文档。可以随时通过各自的共享URL访问这些文档(除非所有者禁用了文档的“链接共享”)。
将共享文件添加到自己的文件夹结构中
添加到您自己的文件夹结构中:
- 在 "共享 "选项卡中点按文件旁边的箭头(V)。
- 选择 "添加到我的文档"。
- 选择一个位置。
- 点添加以确认移动。
共享的文件现在被添加到您选择的位置,并且仍然可以通过“共享”标签访问。
重要的是:当共享文件的所有者禁用“链接共享”时,共享文件将从所有协作者的设备上删除,并且不再能通过URL访问。如果您认为该文件应该继续共享,您可能需要联系其所有者。
离开共享文件
有些共享文件您可能只需要使用一次,或者你想把它们从您的文稿库中删除。无论哪种情况,您都可以离开共享文件。
- 在 “共享”标签上,点按您想离开的文件旁边的箭头(V)。
- 点选离开共享的文件。
该文件将被删除。只要它仍处于"链接共享"启用状态,您就可以通过该URL再次访问它。
查看新修改的内容
如果另一个人(即用不同的Apple ID的人)对一个共享文件进行了修改,您会在文稿库和文件本身看到一个蓝色的徽章。它将显示所有被修改过的文档,以及在哪些页面上进行了修改。
当您查看页面超过一秒钟时,修改将被标记为 "已查看"。如果有许多页面有未看到的修改,您可以手动将它们标记为“已查看”。要做到这一点,在该共享文档中打开缩略图,点击顶部的“选择”,选择页面,点击 "标记为已查看"。
追随协作者
要呈现活动协作者的视图,请点按中间顶部的文档标题,然后点按协作者的头像。您将看到他们看到的内容,包括他们的实时编辑。
在网页上共享文件(测试中,仅限完整版)。
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打开您想分享的GoodNotes文件。
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点按导航栏中的 "分享 "图标 > 启用 "分享链接给协作者",并等待链接的创建。
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点按"分享设置",并启用 "在网页上打开文稿",使文档可以在网页上查看,即使是没有安装GoodNotes的人也可以查看。
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从 "共享和导出 "菜单中点按 "发送链接",并选择一个应用例如一个信息或电子邮件应用来将链接发送,或点按“拷贝“并在信息中手动粘贴。
提示:阅览者仍然可以对共享文件进行评论。
请注意,这个功能目前有一些限制,以下内容不会在网页上显示。
更多细节,请参见:网上浏览器Web Viewer的已知问题
常见问题解答
问:我根本不能启用 "分享链接给协作者"。它开启后又迅速关闭。
答:请确保有足够的iCloud存储空间,因为这就是共享文件会占用iCloud存储空间。
问:其他人可以实时看到我修改的内容吗?
答:可以,只要您完成编辑,例如从屏幕上抬起手写笔,其他人就可以看到您的修改。如果不能建立可靠的连接,修改则通过iCloud同步。出于这个原因,共享文件的所有者需要有足够的iCloud存储空间,以防止同步错误信息在其他人的设备上出现。
问:我可以直接邀请其他用户吗,比如通过电子邮件?
答:不可以,在目前不可能。他们只能通过URL加入一个共享文件。
问:我能否控制他人在共享文件中可以访问的内容以及他们拥有的权限?
答:不可以,在目前不可能。共享的文件是公开的,任何拥有该链接的人都可以在GoodNotes中打开并编辑它。如果您想撤销对他人的访问,请禁用“链接共享”。
问:一个陌生人加入了我分享的文件。我该怎么办?
答:我们建议在 “分享”图标 > 禁用 "分享链接给协作者"。你可以在“分享设置”中看到所有的参与者。在这个列表中显示的他们的名字与他们的苹果ID相关连。
问:我离开了一个共享文件。我怎样才能再次加入?
答:如果你已经离开了一个共享文件,你是可以通过相同的共享URL再次加入它,只要它仍然被所有者启用。
问:我们在组织中使用管理的Apple ID,该功能无法使用。我们能做什么?
答:请确保启用组织外的共享,并再次尝试。
问:我从一个应用程序中打开了共享链接,但无法继续进入共享文件。
答:应用内的浏览器可能不支持共享文件的GoodNotes协议。请用一个真正的网络浏览器应用中打开链接,如Safari或Chrome。
提示与技巧。
即使您不需要与他人分享文件,共享的链接也能发挥作用。您可以使用共享链接来访问您自己的文件,例如从日历事件或从您的待办事项应用。请注意,并不是每个外部应用都支持正确的链接处理系统来让文档在GoodNotes中直接打开。您可能首先被重定向到一个网页,再从那里打开文件。
如果您需要在两个不同的设备上使用两个不同的Apple ID(例如,一个用于个人文件,另一个用于工作),就不能通过iCloud同步您的GoodNotes文件。不过,通过链接共享,您现在可以在另一台设备上与自己分享文档。